Plantilla de política de uso de IA para empresas
Documento en Word listo para adaptar: qué herramientas se pueden usar, qué datos nunca se ingresan, cómo se cumple la Ley 1581 de 2012, quién es dueño de lo que produce la IA y quién responde.
Para qué sirve
- Poner reglas claras antes de que cada persona use la IA a su manera con información de la empresa.
- Dejar por escrito qué datos personales, financieros o de clientes no pueden salir hacia herramientas externas.
- Mostrar a clientes, auditores o a la junta que la empresa gestiona el riesgo de la IA de forma ordenada.
- Definir quién aprueba herramientas nuevas, quién revisa los resultados y a quién se reportan los incidentes.
Cómo usarla
- 1.Descarga el archivo y ábrelo en Word, Google Docs o LibreOffice.
- 2.Reemplaza todo lo que está entre [corchetes] y resaltado en amarillo con los datos de tu empresa.
- 3.Llena la tabla de herramientas aprobadas con las que tu equipo ya usa o va a usar (plan, uso permitido y responsable).
- 4.Revisa la sección de datos personales con tu política de tratamiento de datos vigente y, si puedes, con tu abogado.
- 5.Socialízala con el equipo, pide que firmen el compromiso del anexo B y fija una fecha de revisión cada seis meses.
Vista previa
Qué trae el documento
- 01
Objetivo y alcance
A quién aplica la política y en qué herramientas.
- 02
Definiciones
IA generativa, herramienta aprobada, dato personal, dato sensible, información confidencial.
- 03
Principios de uso
La IA asiste, la persona decide y responde por el resultado.
- 04
Herramientas permitidas
Tabla de herramientas aprobadas, planes y usos; cómo pedir una nueva.
- 05
Información que no se puede ingresar
Lista de datos prohibidos y tabla de clasificación de la información.
- 06
Datos personales (Ley 1581 de 2012)
Principios, datos sensibles, menores de edad, autorización y transferencias.
- 07
Propiedad intelectual y confidencialidad
Quién es dueño de lo que produce la IA y cómo cuidar secretos empresariales.
- 08
Revisión humana
Qué se revisa siempre antes de usar o publicar un resultado.
- 09
Transparencia y seguridad de cuentas
Cuándo avisar que se usó IA; cuentas corporativas y doble factor.
- 10
Roles y responsables
Gerencia, responsable de IA, oficial de datos, líderes y colaboradores.
- 11
Incidentes, capacitación e incumplimiento
Cómo reportar, cada cuánto se capacita y qué pasa si se incumple.
- 12
Anexos
A. Registro de herramientas aprobadas. B. Compromiso firmado del colaborador.
Extracto · Sección 5
Información que no se puede ingresar
Salvo que la herramienta esté aprobada expresamente para ese uso en el anexo A, ningún colaborador puede ingresar en una herramienta de IA:
- Datos personales de clientes, empleados, proveedores o terceros que permitan identificarlos.
- Datos sensibles: salud, biométricos, vida sexual, origen étnico, convicciones religiosas o políticas, afiliación sindical.
- Datos de niñas, niños y adolescentes.
- Contraseñas, llaves de API, certificados o información de acceso a sistemas.
- Estados financieros no publicados, precios, márgenes, contratos y estrategias de [NOMBRE DE LA EMPRESA].
Aviso importante
Esta es una plantilla orientativa, no asesoría legal. Ayuda a ordenar las reglas internas, pero cada empresa debe ajustarla a su sector, a su política de tratamiento de datos vigente y, idealmente, revisarla con un abogado.
Fuentes oficiales citadas en la plantilla
- Ley Estatutaria 1581 de 2012 (texto oficial, Gestor Normativo de Función Pública)
- Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 (Función Pública)
- Circular Externa 002 de 2024 de la SIC: datos personales en sistemas de inteligencia artificial
- Superintendencia de Industria y Comercio: protección de datos personales
Preguntas frecuentes
¿Esta plantilla reemplaza la asesoría de un abogado?
No. Es una plantilla orientativa para que tu empresa no empiece de cero. Cada empresa tiene obligaciones distintas según su sector, tamaño y los datos que maneja, así que conviene que un abogado revise la versión final.
¿Qué tiene que ver la Ley 1581 de 2012 con usar ChatGPT, Claude o Gemini?
Cuando alguien pega en una herramienta de IA el nombre, la cédula, el correo o la historia de un cliente o empleado, está tratando datos personales. Esa operación tiene que respetar los principios de la ley, como finalidad, libertad, seguridad y confidencialidad, y los deberes del responsable del tratamiento.
¿Una pyme pequeña también necesita una política de IA?
Sí, y le resulta más fácil. Con cinco o diez personas basta una versión corta: herramientas aprobadas, datos prohibidos, revisión humana y a quién avisar si algo sale mal. La plantilla está pensada para recortarse.
¿Cada cuánto se debe actualizar?
Recomendamos revisarla cada seis meses o cada vez que la empresa adopte una herramienta nueva, porque los planes, las condiciones de uso y las funciones de las herramientas de IA cambian rápido.
¿La aplicamos
en tu empresa?
Si quieres adaptarla a tu equipo o pasar de la plantilla a un proyecto real de IA, hablemos.
Escríbeme por WhatsApp