Matriz para priorizar qué procesos automatizar con IA
Hoja de cálculo que califica cada proceso por frecuencia, tiempo, reglas claras, riesgo y retorno, calcula un puntaje de 0 a 100 y los ordena solos para que sepas por dónde empezar.
Para qué sirve
- Dejar de discutir por intuición qué automatizar primero y tener un criterio común para todo el equipo.
- Detectar los procesos que dan resultado rápido con poco riesgo, ideales para un primer piloto.
- Llevar a la reunión de gerencia una lista ordenada y justificada, no una lluvia de ideas.
Cómo usarla
- 1.Abre el archivo en Excel o Google Sheets y ve a la hoja “Matriz”.
- 2.Escribe un proceso por fila: nombre, área y una descripción corta. Borra las filas de ejemplo cuando ya no las necesites.
- 3.Califica cada criterio de 1 a 5 usando la hoja “Escalas” como guía. En riesgo, 5 significa riesgo alto.
- 4.Si quieres, ajusta los pesos de cada criterio en la hoja “Instrucciones” (por defecto suman 100 %).
- 5.Mira la hoja “Ranking”: los procesos aparecen ordenados por puntaje con una recomendación de qué hacer.
- 6.Toma los tres primeros y calcula su ahorro en pesos con la calculadora de ahorro con IA.
Vista previa
Los cinco criterios
25 %
Frecuencia
¿Cada cuánto se hace?
- 1 = una vez al trimestre o menos
- 2 = mensual
- 3 = semanal
- 4 = varias veces por semana
- 5 = a diario o muchas veces al día
25 %
Tiempo
¿Cuántas horas al mes le dedica el equipo?
- 1 = menos de 2 horas
- 2 = 2 a 8 horas
- 3 = 8 a 20 horas
- 4 = 20 a 60 horas
- 5 = más de 60 horas
20 %
Reglas claras
¿Se puede explicar paso a paso?
- 1 = depende casi todo del criterio de una persona
- 2 = muchas excepciones
- 3 = reglas claras con algunas excepciones
- 4 = pasos definidos y pocas excepciones
- 5 = siempre igual, con datos en formato digital
15 %
Riesgo
¿Qué tan grave es un error?
- 1 = un error casi no tiene impacto
- 2 = impacto interno menor y fácil de corregir
- 3 = afecta a un cliente o un proceso, se corrige
- 4 = afecta dinero, datos personales o reputación
- 5 = consecuencias legales o pérdidas graves
15 %
Retorno
¿Cuánto valor genera automatizarlo?
- 1 = casi nada cambia
- 2 = ahorra algo de tiempo
- 3 = ahorra tiempo y reduce errores
- 4 = mejora ventas, servicio o flujo de caja
- 5 = cambia de forma visible un indicador clave del negocio
El riesgo se invierte: un proceso con riesgo 5 suma como si fuera 1. El puntaje final va de 0 (peor caso) a 100 (mejor candidato). Los pesos se pueden cambiar en el archivo.
Así se ve el ranking
| # | Proceso | Frec. | Tiempo | Reglas | Riesgo | Retorno | Puntaje | Recomendación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Responder preguntas frecuentes por WhatsAppAtención al cliente | 5 | 5 | 4 | 2 | 4 | 87,5 | Automatizar ya |
| 2 | Conciliar extractos bancarios con facturasFinanzas | 4 | 4 | 5 | 2 | 4 | 80 | Automatizar ya |
| 3 | Redactar propuestas comercialesVentas | 3 | 3 | 3 | 2 | 4 | 57,5 | Hacer piloto |
| 4 | Preseleccionar hojas de vidaRecursos humanos | 3 | 3 | 2 | 4 | 2 | 37,5 | No por ahora |
Filas de ejemplo incluidas en el archivo. Bórralas y escribe tus procesos.
Siguiente paso
Ya sabes qué automatizar. Ahora calcula cuánto ahorras en pesos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el puntaje?
Cada criterio se califica de 1 a 5 y se multiplica por su peso. El riesgo se invierte (un riesgo 5 aporta como un 1), porque a menor riesgo más conviene automatizar. El resultado se lleva a una escala de 0 a 100.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. Usa funciones estándar (SUMPRODUCT, RANK, INDEX y MATCH), que funcionan igual en Excel, Google Sheets y LibreOffice.
¿Qué hago con los procesos que quedan de primeros?
Documenta cómo se hacen hoy, mide cuánto tiempo toman y calcula el ahorro en pesos con la calculadora. Con eso puedes decidir si se arma un piloto interno o si conviene apoyo externo.
¿La aplicamos
en tu empresa?
Si quieres adaptarla a tu equipo o pasar de la plantilla a un proyecto real de IA, hablemos.
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