Checklist de seguridad antes de ingresar datos en una IA
Una sola página con las preguntas que cualquier persona del equipo debe hacerse antes de pegar información en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot. Para imprimir y dejar junto al computador.
Para qué sirve
- Evitar que datos de clientes, empleados o finanzas terminen en una herramienta no aprobada.
- Dar al equipo una regla sencilla de 30 segundos en lugar de un manual que nadie lee.
- Complementar la política de uso de IA con algo práctico para el día a día.
Cómo usarla
- 1.Descarga el PDF e imprímelo o compártelo en el canal interno del equipo.
- 2.Antes de pegar información en una IA, recorre las preguntas de arriba hacia abajo.
- 3.Si respondes “no” o “no sé” a alguna, detente y anonimiza la información o consulta al responsable de IA.
- 4.Úsalo en la inducción de personas nuevas junto con la política de uso de IA.
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Las preguntas
Si respondes “no” o “no sé” a alguna, detente: anonimiza la información o consulta al responsable de IA de tu empresa.
1. La herramienta
- Es una herramienta aprobada por la empresa y estoy usando la cuenta corporativa, no una personal.
- Sé si la herramienta usa lo que escribo para entrenar sus modelos y, si es así, lo desactivé o la empresa lo autorizó.
- Mi cuenta tiene una contraseña única y verificación en dos pasos activa.
2. Los datos
- La información no incluye nombres, cédulas, correos, teléfonos ni direcciones de clientes, empleados o proveedores.
- No incluye datos sensibles: salud, biométricos, vida sexual, origen étnico, religión, política o sindicatos.
- No incluye datos de niñas, niños o adolescentes.
- No incluye contraseñas, llaves de acceso, números de cuenta ni de tarjeta.
- No incluye contratos, estados financieros, precios o estrategias que no sean públicas, salvo que la herramienta esté aprobada para eso.
- Si necesito datos reales, los reemplacé por datos ficticios o agregados (por ejemplo, “Cliente A”, “ventas de la región norte”).
3. El propósito
- Tengo claro para qué uso la información y es una finalidad que la empresa ya informó a los titulares de los datos.
- Solo pego lo mínimo necesario para la tarea, no el documento completo “por si acaso”.
4. El resultado
- Voy a revisar cifras, nombres, fechas y citas antes de usar el resultado.
- Ninguna decisión sobre una persona (contratar, despedir, aprobar un crédito) queda solo en manos de la IA.
- Si el resultado se publica o se envía a un cliente, una persona lo leyó completo y responde por él.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa anonimizar la información?
Quitar o reemplazar todo lo que permita identificar a una persona o a un cliente: nombres, cédulas, correos, teléfonos, direcciones, números de cuenta. Por ejemplo, cambiar “Ana Gómez, cédula 123” por “Cliente A”.
¿Si uso un plan empresarial ya no tengo que preocuparme?
Los planes empresariales suelen ofrecer mejores garantías, como no usar tus datos para entrenar modelos, pero la empresa sigue siendo responsable de qué datos ingresa y para qué. El checklist aplica igual.
¿Qué datos son sensibles según la ley colombiana?
La Ley 1581 de 2012 considera sensibles, entre otros, los datos de salud, vida sexual, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas y pertenencia a sindicatos. Su tratamiento está prohibido salvo excepciones de la ley.
¿La aplicamos
en tu empresa?
Si quieres adaptarla a tu equipo o pasar de la plantilla a un proyecto real de IA, hablemos.
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